Ablauf

Im Falle einer Befürwortung Ihres geplanten Auslandsaufenthalts durch Ihre Fakultät erhalten Sie vom International Office (IO) eine E-Mail mit dem Hinweis, dass wir Sie an der Partnerhochschule (PHS) nominieren können.

Des Weiteren erhalten Sie Informationen, wie Sie sich an der Partnerhochschule bewerben können und wo Sie die entsprechenden Bewerbungsunterlagen finden.

Dem internen Bewerbungprozess an der HHN folgt somit noch die externe Bewerbung direkt an der Partnerhochschule! Achtung, hier sind Fristen einzuhalten! Lesen Sie bitte die E-Mails, die Sie vom International Office der HHN und ggf. von der Partnerhochschule erhalten, aufmerksam durch und gehen Sie bitte entsprechend vor.

*zur Nominierung: Bitte beachten Sie, dass die Nominierung an einer Partnerhochschule noch keine feste Zusage für den Platz an der Partnerhochschule bedeutet. Die Entscheidung über eine Zulassung bleibt der Partnerhochschule vorbehalten. In der Regel akzeptieren die Partnerhochschulen unsere Nominierungen.

Generell gilt:

Aktuelle Infos des International Office und Ihrer Fakultät beachten (E-Mails und Informationen auf der Homepage - auch auf den Seiten der Fakultäten - bitte lesen!)
Nach der Nominierung durch das International Office: Bewerbung an der Partnerhochschule, hierzu die Infos des IO beachten (Bewerbungsfrist an der PHS, Link zur Bewerbung etc.).
Weitere Infos der Partnerhochschule, des International Office und der Fakultät wahrnehmen und entsprechend vorgehen.
Bei Fragen zu den Studieninhalten: Bitte an Fakultät wenden!
Bei Fragen zum administrativen Ablauf: Bitte an das International Office wenden!

Krisenvorsorgeliste (ELEFAND)

Wer als Deutscher ins Ausland reist, kann sich kostenlos beim Auswärtigen Amt (AA) in die Krisenvorsorgeliste ELEFAND eintragen lassen. Die Registrierung ist kostenlos und freiwillig.

Kommt es im Ausland zu einer Notfallsituation, dann hilft die Liste der jeweiligen Botschaft, Kontakt mit den eingetragenen Reisenden aufzunehmen und sie notfalls zu evakuieren. Solche Situationen können kriegerische Auseinandersetzungen, Terroranschläge, aber auch Naturkatastrophen sein.

Wichtige Formulare zur Einreichung beim International Office (IO)

ERASMUS+

Letter of Acceptance der Gasthochschule oder alternativ E-Mail der Partnerhochschule (PHS) mit der Zusage
Erasmus+ Learning Agreement vollständig ausgefüllt und unterschrieben (für Erasmus+ Programm)
zusätzlich Proof of Recognition (für Fakultät)
unterzeichnetes Grant Agreement (GA), Formular im Original
OLS-Sprachtest 1 durchführen
Versicherungsschutz abklären (Kranken-, Unfall-und Haftpflichtversicherung)
Rückmeldung an der Hochschule Heilbronn für das kommende Semester
Immatrikulationsbescheinigung der Hochschule Heilbronn
ggf. ausländerrechtliche Bestimmungen abklären (z. B. bei Nicht-EU-Staatsangehörigkeit s. REST-Richtlinie der EU)
ggf. Sondermittel beantragen (Behinderung, Mitnahme von Kind/ern zum Studienort im Ausland)
Erhalt der 1. Erasmus+ Förderrate, sobald alle notwendigen Unterlagen eingereicht wurden (Zusage der PHS, LA, GA, OLS-Sprachtest 1 durchgeführt, aktuelle Imma-Bescheinigung)

GLOBAL

Zulassung Partnerhochschule (Letter of Acceptance) oder alternativ E-Mail der PHS mit der Zusage
Proof of Recognition
Versicherungsschutz abklären
Rückmeldung an der Hochschule Heilbronn
Immatrikulationsbescheinigung HHN einreichen
Infos bei Botschaft des Gastlandes einholen und ggf. Visum beantragen
etwaige Studiengebühren beachten
ggf. Stipendienanträge für Auslandsstudienaufenthalt einreichen (unterschiedliche Fristen!)

ERASMUS+

Certificate of Arrival
ggf. Änderungen des Learning Agreement (LA) beantragen (Absprache mit Fakultät und PHS)
bei LA-Änderungen Erasmus+ Changes-Formular ausfüllen, unterschreiben und abgeben (Fristen beachten)
ggf. Verlängerungsantrag für ein weiteres Auslandssemester stellen (Fristen beachten), nur vom WS auf das SS möglich
bei Verlängerung neues Erasmus+ LA notwendig
Confirmation of Stay-Formular am Ende des Auslandsstudienaufenthalts ausstellen lassen

GLOBAL

Certificate of Arrival
Aufenthaltsgenehmigung
etwaige Änderungen der Studienfächer (Proof of Recognition)
ggf. Verlängerungantrag für ein weiteres Auslandssemester stellen (Fristen beachten)
Certificate of Departure am Ende des Auslandsstudienaufenthalts ausstellen lassen

ERASMUS+

Confirmation of Stay-Formular (CoS)
Erfahrungsbericht
Online-Fragebogen der EU ausfüllen und absenden (innerhalb von 4 Wochen!)
OLS-Sprachtest 2 durchführen
Noten (Transcript of Records) einreichen
Notenanerkennung möglichst zeitnah beantragen
Zweiten Online-Fragebogen der EU zur Notenanerkennung ausfüllen und absenden
Erhalt der 2. Erasmus+ Förderrate, sobald alle notwendigen Unterlagen eingereicht wurden (CoS, Online-Fragebogen der EU, OLS-Sprachtest 2) - sofern die Berechnung der tatsächlichen Aufenthaltsdauer eine 2. Förderrate vorsieht

GLOBAL

Certificate of Departure einreichen
Erfahrungsbericht
Noten (Transcript of Records) einreichen
Notenanerkennung beantragen

Wichtige Hinweise zum Visum

Für einen Auslandsaufenthalt außerhalb Europas ist ein Visum zwingend erforderlich. Das Beantragen eines Visums ist mit Kosten und oft mit viel Zeit verbunden. Bitte erkundigen Sie sich rechtzeitig bei der für Sie zuständigen Botschaft. Infos zu Visa finden Sie auch auf der Webseite des Auswärtigen Amtes