Der Ablauf des Berufungsverfahrens ist weitgehend im Landeshochschulgesetz (LHG) Baden-Württemberg geregelt.
Zu Anfang eines Berufungsverfahrens wird eine Berufungskommission gebildet. Die Berufungskommission besteht in der Mehrheit aus Professorinnen und Professoren, des Weiteren mindestens einer hochschulexternen, sachverständigen Person, zwei fachkundigen Frauen, zwei fachkundigen Männer, der Gleichstellungsbeauftragten oder ihrer Vertreterin sowie einer Studierenden oder einem Studierenden. Wenn die Berufungskommission feststeht, wird die zu besetzende Professur ausgeschrieben und nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten gesucht.
Die Bewerbungen werden gemeinsam von der Berufungskommission gesichtet. Hierbei werden die Unterlagen auf die Erfüllung der Einstellungsvoraussetzungen nach dem LHG sowie in Hinsicht auf die Erfüllung der Anforderungen an die zu besetzende Professur geprüft. Die Berufungskommission entscheidet anhand dieser Kriterien gemeinsam, wer zu Berufungsvorträgen eingeladen wird.
Am Vortragstag finden nach einer kurzen Begrüßung die Vorträge vor der Berufungskommission inklusive Diskussion im Plenum statt. Anschließend folgt ein Gespräch mit der Berufungskommission und der Bewerberin bzw. dem Bewerber, um die gegenseitigen Vorstellungen und Erwartungen zu klären.
Oftmals dauert es nach den Vorträgen einige Zeit, bis das Ergebnis eines Berufungsverfahrens feststeht. Zunächst bildet die Berufungskommission einen Berufungsvorschlag in Form einer Liste. Wenn sowohl der Fakultätsrat als auch ein beschließender Senatsausschuss dem Berufungsvorschlag zugestimmt haben, wird ein Antrag auf Einvernehmen an den Rektor der Hochschule (gemäß Delegationserlass des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (MWK)) gestellt. Erst wenn der Rektor sein Einvernehmen erteilt, kann der Ruf an die Erstplatzierte oder den Erstplatzierten erfolgen.
Aufgrund der verschiedenen Instanzen, kann sich ein Berufungsverfahren daher zeitlich in die Länge ziehen. Die Hochschule Heilbronn ist jedoch bestrebt, im Interesse der Bewerberinnen und Bewerber sowie im eigenen Interesse, Berufungsverfahren in einem überschaubaren Zeitraum erfolgreich abzuschließen.